Règles internes de gouvernance de la VOM

INTRODUCTION

Ce document a pour but de fournir une description générale de la structure et de la culture de la VOM. L'association est régie par un règlement intérieur établi par l'organe d’administration. Ce règlement est subordonné aux statuts et ne peut les contredire. Les membres sont liés par le règlement après son approbation par l'assemblée générale. Le règlement intérieur définit des accords de coopération entre l'organe d’administration, l'équipe de la VOM, les communautés, les groupes de travail et l'ensemble des membres. L'idée est que chaque administrateur et chaque membre puisse contribuer à la VOM dans toute la mesure du possible. À cette fin, différents profils sont proposés afin de créer une différenciation et une valeur ajoutée. Ce document sert également de guide à un nouvel administrateur ou membre de la VOM pour comprendre le fonctionnement de la VOM d'une part et les attentes des uns et des autres d'autre part.

STRUCTURE DE LA VOM

1. Vue d'ensemble des organes

• Assemblée générale AG: organe des membres, tel que clairement défini dans les statuts.
• Organe d’administration : administrateurs ayant le mandat de gouverner l'association, tel que clairement défini dans les statuts.
• Le bureau (ou noyau dur) : élu au sein de l'organe d’administration, il peut être composé d'un président, d'un vice-président, d'un trésorier et d'un secrétaire et apporte son soutien au conseil d'administration par l'intermédiaire du directeur général.
• L'équipe de la VOM : les membres du personnel qui - en tant que salariés ou indépendants avec une mission spécifique - sont responsables du fonctionnement quotidien de l'association et rendent compte au conseil d'administration ou, en son absence, à l'organe d’administration.
• Communauté : groupe de membres activement engagés dans la poursuite d'un objectif particulier. Ils gèrent leur propre budget et leur programme d'activités, présentés et approuvés annuellement par l'organe d’administration. Ils coopèrent à la réalisation des objectifs de la VOM et ne les contredisent pas.
• Groupe de travail : un groupe de membres regroupés autour d'une technologie ou d'un intérêt similaire, complété ou non par des tiers. Le groupe poursuit l'intérêt général. Il partage ses connaissances par le biais de réunions, d'entretiens et de publications. Les groupes de travail peuvent avoir une existence permanente ou temporaire. Ils peuvent représenter un thème technique ou un thème sociétal.
• Les commissaires aux comptes : ils sont chargés de contrôler les comptes, la situation financière et les opérations enregistrées dans les comptes annuels pendant l'exercice en cours. Ils établissent un rapport à ce sujet et le présentent à l'AG.
• Les formateurs : experts, choisis de préférence parmi nos membres, désignés par l'asbl VOM pour superviser un cours de formation spécifique. La mission et les conditions sont clairement définies.

Vous trouverez ci-dessous une présentation de la structure de la VOM. Il y a 3 groupes à nommer auxquels les membres peuvent appartenir. Les flèches rouges indiquent les liens mutuels, c'est-à-dire que la communauté YOUNG VOM doit déléguer au moins une personne à l'organe d’administration. L'objectif est de faire en sorte que le plus grand nombre possible de membres de la VOM jouent un rôle actif.

2. L'organe d'administration

Les pouvoirs et responsabilités de l'organe d’administration sont clairement définis dans les statuts applicables. Ce qui suit concerne le fonctionnement pratique et les dispositions telles qu'elles ont été rédigées par l'organe d’administration.

Les principales tâches de l'organe d’administration sont liées à la politique et à la supervision. Ils formulent des objectifs stratégiques et en assurent le suivi. Les membres du conseil d'administration sont impliqués dans les questions tactiques ou stratégiques afin d'aider la VOM à se développer et à diffuser plus largement les connaissances professionnelles. Par ailleurs, l'apport de connaissances est attendu mais pas obligatoire. Ils approuvent également la proposition de budget, examinent les possibilités de coopération avec d'autres organisations/groupes et signalent les nouveaux développements dans le domaine du traitement de surface.

L'organe d’administration est un organe collégial. Les décisions sont prises en collège. L'organe d’administration se réunit physiquement au moins 4 fois par an. Des réunions intermédiaires sont organisées en ligne. Lors de la réunion de L'organe d’administration, des décisions sont prises sur les points inscrits à l'ordre du jour.

Afin de mieux suivre les tenants et aboutissants des tâches opérationnelles de la VOM et de clarifier les actions entreprises, une "Lettre du Président et du Directeur général" est remise aux administrateurs avant chaque réunion.

Le gestionnaire assiste à la réunion du conseil d'administration et y fait rapport. Si nécessaire, des tiers peuvent être invités à expliquer certains points de l'ordre du jour. Les membres de l'équipe de la VOM ou les tiers présents n'ont aucun droit de décision.

 

L'organe de direction a les fonctions suivantes :

• Se comporter en personne prudente et raisonnable, conformément aux statuts de l'association ;
• Questions tactiques et stratégiques (prise de position, relations avec les autres parties), différence entre ce qui est urgent pour la VOM (=Bureau/Core Board) et ce qui est important pour la VOM (=Board) ;
• Discussion des projets apportés par les administrateurs ;
• Discussion des résultats financiers et approbation du plan budgétaire ;
• Approbation des comptes de résultats des communautés et des groupes de travail ;
• Mandat au directeur général pour qu'il agisse dans le cadre du budget ;
• Recherche d'une valeur ajoutée pour tous les membres de la VOM et les groupes cibles connexes afin que la valeur ajoutée de l'adhésion devienne plus démontrable ;
• Décider du transfert d'un actif corporel ;
• Décider d'un transfert, d'une licence ou d'un autre accord relatif aux droits de propriété intellectuelle de la société ;
• Conclure des accords de prêts supérieurs à 50 000 euros non encore inclus dans un budget approuvé par le Conseil d'administration ;
• Fournir des garanties (y compris des garanties ou une hypothèque ou un mandat pour accorder une hypothèque ou un gage sur les actifs ou les activités de la société) ;
• se substituer à la mise en place d'un conseil d'administration, d'une communauté, d'un groupe de travail ou de tout autre organe de la structure, y compris la détermination de ses pouvoirs.

3. Le bureau/administration centrale et le conseil d'administration

D'une manière générale, le rôle du bureau/conseil d’administration et le conseil journalier est de prendre en charge les tâches opérationnelles (c'est-à-dire les questions quotidiennes ou urgentes de la VOM) et de prendre des décisions à cet égard. 

Le bureau/conseil d’administration et le conseil journalier ont les tâches suivantes :

• Aider le directeur général à prendre des décisions opérationnelles urgentes susceptibles d'avoir un impact financier ou des conséquences pour l'association ou le personnel. L'urgence comprend, par exemple, l'achat de petit matériel roulant, les décisions de recrutement/licenciement du personnel dans le cadre des budgets approuvés, la conduite d'évaluations des performances, etc.
• Prendre des décisions concernant les achats de technologies de l'information dans le cadre des budgets approuvés ;
• Protéger les informations personnelles concernant les employés vis-à-vis de l'organe d’administration et de l'assemblée générale ;
• Signer toutes sortes de documents officiels pour le gouvernement ou des tiers ;
• Effectuer des paiements (par le trésorier ou le président) ;
• La fusion des comptes bancaires ou les choix d'optimisation financière (après approbation de l'organe d’administration) ;
• Conduire et régler des litiges d'un montant inférieur à 5.000 € ;
• l'émission de capital d'un montant inférieur à 5 000 euros, autre que dans le cours normal des affaires ou déterminé par le plan d'entreprise ou le budget approuvé ;
• Le conseil d'administration surveille la mise en œuvre des développements stratégiques et fournit des conseils ;
• L'assistance du Core Board peut également être sollicitée pour la préparation des dossiers que le directeur général souhaite présenter à l'organe de direction et sert alors de première instance de réflexion. A ce titre, le Core Board ne prend pas de décision, mais donne des conseils ;
• le noyau dur décide en toute sagesse de passer à l'organe d’administration si le problème dépasse son champ de décision.

Les décisions opérationnelles quotidiennes ordinaires restent du ressort du directeur, qui fait office de conseil quotidien. Ce dernier décide en toute sagesse des décisions à soumettre au conseil d'administration.

4. La VOM-team

La tâche principale de l'équipe VOM est liée à l'exécution et au développement commercial. Plus précisément, il s'agit d'exécuter les objectifs opérationnels et les rapports, ainsi que d'identifier la croissance et les opportunités.

L'équipe de la VOM se compose de personnes employées par la VOM et/ou d'indépendants engagés pour des missions spécifiques et délimitées.  L'équipe de la VOM comprend au moins les postes suivants, à temps plein ou à temps partiel.

Directeur général

• Entretenir des relations avec le bureau/la direction générale et l'organe d’administration
• Élaborer et évaluer la politique générale (responsabilité ultime)
• Développer les activités par le biais du plan d'entreprise et déterminer la stratégie

Directeur commercial

• Développer de nouveaux produits à valeur ajoutée
• Entretenir les relations avec les membres (nationaux et internationaux)
• Entretenir les relations avec les partenaires (nationaux et internationaux)

Un gestionnaire marketing et des opérations

• Élaborer et mettre en œuvre le plan de marketing.
• Réaliser les supports de communication, tels que le VOMinfo et E-VOMinfo, les médias sociaux.
• Communiquer sur les produits et services
• Organiser des cours et des événements
• Maintenir les contacts avec les membres

L'équipe de la VOM se concentrera sur les activités qui ajoutent de la valeur à l'asbl VOM. Les activités non essentielles seront automatisées au maximum ou externalisées. Une attention particulière doit être accordée au développement des activités et des efforts doivent être déployés pour accroître la valeur ajoutée et la satisfaction des membres.

Les principales tâches de l'équipe de la VOM sont les suivantes :

• -ssurer la communication avec les membres par le biais de canaux directs (VOMinfo, site web, courriel, téléphone) et des médias sociaux ;
• Exécuter les ventes ;
• Recommander tous les produits aux membres ;
• Mettre en place des groupes de travail et contribuer à la réalisation des activités ;
• Assister et soutenir les communautés dans la réalisation d'activités ;
• Finaliser le compte de résultat de la VOM ;
• Préparer les réunions du conseil d'administration et l'AG ;
• Collecter le calendrier des activités ;
• Gérer et mettre en œuvre un plan de vente et de marketing ;
• Contrôler la répartition du temps et le fonctionnement des groupes de travail et des communautés ;
• Entretenir des contacts internationaux ;
• Maintenir des contacts actifs avec les membres et les parties prenantes ;
• Agir avec neutralité et impartialité.

5. La communauté

Dans une certaine mesure, une communauté a sa propre identité qui s'inscrit dans la vision et la mission de l'association VOM. La communauté contribue à la croissance de la VOM dans son ensemble.

Une communauté a la capacité d'organiser des activités avec ses propres pertes et profits et dispose d'un budget annuel, approuvé par l'organe d’administration. Ce budget n'est pas cumulable sur plusieurs années et est redéfini chaque année.  Cependant, le compte de résultat sert uniquement à garantir que la communauté gère ses propres recettes et dépenses. Toutes les recettes et dépenses relèvent du budget/compte de la VOM. Un compte général séparé est créé à des fins comptables afin de refléter les dépenses et les recettes à tout moment.

Pour qu'une communauté fonctionne de manière optimale, un conseil est nommé chaque année, composé de membres qui assument la responsabilité du bon fonctionnement et de l'existence de la communauté. La composition du conseil doit être communiquée à l'organe d’administration et au directeur général. Au moins un directeur de la communauté doit faire partie de l'organe d’administration. La communauté fournit un bref rapport d'activité pour chaque réunion du conseil et le met à la disposition du directeur général.

La communauté peut compter sur le soutien de l'équipe de la VOM pour réaliser les activités.

Les questions suivantes devraient être portées par la communauté :

• Recherche de nouveaux membres de la communauté ;
• Créer son propre rapport ;
• Établir le degré de soutien à l'équipe de la VOM (estimer le nombre d'heures dont la communauté a besoin pour que des tâches spécifiques soient effectuées par l'équipe de la VOM) ;
• Assurer la continuité de la communauté ;
• Annoncer le changement des membres du conseil d'administration ;
• Préparation d'un programme annuel d'activités lié au calendrier de la VOM. L'agenda de chaque année de travail sera annoncé un mois avant la fin de cette année de travail pour l'année suivante. Les activités s'inscrivent dans la tendance générale de la VOM et renforcent sa vision ;
• Recherche de sponsors ;
• Il n'y a pas de frais d'adhésion mais une contribution annuelle au fonctionnement des participants de la communauté et ce en fonction de l'adhésion à l'asbl VOM ;
• Élaborer une lettre du conseil d'administration accompagnée d'un bref rapport sur les résultats ;
• Participation à l'AG avec une présentation du programme pour la période à venir ;
• La communauté n'a pas le pouvoir de signer et ne peut pas représenter la VOM auprès de tiers ;
• Si nécessaire, la communauté envoie un délégué au conseil d'administration, où sont discutées les questions qui nécessitent un soutien pour l'organisation d'un produit ;
• Les revenus d'une communauté peuvent être : les contributions des participants, les frais de participation aux événements, le sponsoring. Les dépenses sont déterminées par les activités organisées par la communauté, les commandes doivent être transmises à l'équipe de la VOM.

Le mandat du conseil communautaire n'est pas rémunéré. La VOM veille à ce que les personnes nommées reçoivent l'intérêt et l'appréciation nécessaires pour les efforts déployés par le biais de tous les canaux de communication de la VOM. Le comité peut se profiler lors d'un événement ou d'une publication.

6. Le groupe de travail

Le groupe de travail a pour objectif de suivre les nouveaux développements dans le domaine des traitements de surface mais il peut également se pencher sur des questions sociales qui ont un impact sur les activités commerciales de nos membres. Ils se réunissent au moins deux fois par an. Une distinction est faite entre les groupes de travail permanents et les groupes de travail temporaires.  Les groupes de travail n'ont pas de budget propre.

Un groupe de travail est composé de membres de la VOM et a pour objectif de défendre sa discipline, de rédiger des lignes directrices (pratiques), d'organiser des événements, de suivre les nouveaux développements et d'ancrer les connaissances avec les universités et les collèges. Les membres qui souhaitent réfléchir de manière constructive et partager leurs connaissances peuvent rejoindre un groupe de travail. La neutralité et la transparence au sein du groupe sont importantes. L'intérêt général est recherché. Si un intérêt commercial ou personnel trop important est identifié, l'organe d’administration a le droit de mettre fin à la participation au groupe de travail. Si nécessaire, les groupes de travail peuvent être assistés par des experts ou des experts externes à l'organisation de la VOM. La coopération avec d'autres organisations doit être portée à la connaissance du directeur général et, si nécessaire, de l'organe d’administration.

Les points suivants peuvent être pris en charge par le groupe de travail :

• Publication de lignes directrices, de livres blancs, d'articles sur des sujets pertinents soutenus par un groupe de membres ;
• la mention de nouvelles idées dans le domaine du traitement de surface ;
• Pour donner un aperçu du fonctionnement et des résultats du groupe de travail, des rapports réguliers sont présentés à l'organe d’administration par l'intermédiaire du directeur ou d'une personne désignée comme responsable du groupe de travail ;
• Le groupe de travail peut s'appuyer sur un contact permanent de l'équipe de la VOM ;
• Mettre en relation des experts et suggérer des thèmes ou des formations sur ces sujets ;
• Fournir des informations aux canaux médiatiques de la VOM ;
• Fournir une assistance stratégique ou suggérer des sujets liés au corpus de connaissances de la VOM ;
• Contribuer à l'organisation d'une activité sur un sujet spécifique ;
• Le groupe de travail n'a pas le pouvoir de signer et ne peut pas représenter la VOM auprès de tiers.

Le mandat des membres des groupes de travail n'est pas rémunéré. La VOM veille à ce que les personnes nommées reçoivent un intérêt et une appréciation adéquats pour les efforts déployés par le biais de tous les canaux de communication de la VOM. Les membres d'un groupe de travail peuvent se présenter lors d'un événement ou d'une publication.

7. Le formateur

Le traitement de surface étant une technologie si complexe et si vaste, les formateurs sont employés en freelance. De cette manière, la VOM peut anticiper avec souplesse les besoins du marché et utiliser au maximum l'expertise technique. L'enthousiasme, l'expertise et la volonté de partager les connaissances sont trois critères importants pour la sélection des formateurs.

La VOM peut désigner divers formateurs, experts dans le domaine et de préférence membres de la VOM, pour dispenser des formations dans le cadre du corpus de connaissances. Les formateurs doivent être suffisamment neutres à l'égard des stagiaires et agir dans l'intérêt public, c'est-à-dire qu'un formateur doit s'attacher à transmettre des connaissances et non à vendre ses propres services ou produits.

Une redevance annuelle standard est fixée pour les formateurs, tant pour l'enseignement proprement dit que pour les déplacements. Le formateur ne décide pas des achats et des locations nécessaires à l'organisation des cours de formation sans l'accord de l'asbl VOM.

La présentation et le matériel de cours sont la propriété de l'asbl VOM, qui donne l'autorisation de les distribuer aux participants. Dans le cas où la présentation et le matériel de cours sont la propriété du formateur, celui-ci doit donner l'autorisation à l'asbl VOM de les distribuer aux participants. En cas d'adaptation du matériel de cours, des accords sont conclus entre l'asbl VOM et le(s) formateur(s) concerné(s).

Pour chaque cours, une convention est établie entre le formateur et l'asbl VOM, dans laquelle sont précisés la mission, le calendrier, la rémunération, l'annulation et les accords spécifiques. Le formateur se comporte en personne prudente et raisonnable afin de garantir la qualité de la formation.

8. Les superviseurs de comptes

L'assemblée générale nomme chaque année, sur proposition de l'organe d’administration, deux ou plusieurs commissaires aux comptes. Ils ne peuvent faire partie de l'organe d’administration pendant la période couverte par le contrôle. Les commissaires aux comptes sont chargés de vérifier les comptes, la situation financière et les opérations enregistrées dans les comptes annuels pendant l'exercice en cours. Ils peuvent prendre connaissance de tous les actes et documents utiles à l'accomplissement de leur mission. Ils le font en présence du trésorier et du directeur général.

Ils rendent compte de leur mission à l'assemblée générale. Leur mandat prend alors fin. Les comptables peuvent se faire assister par des tiers sur approbation de l'organe d’administration.

CULTURE DE LA VOM

1. Approche décisionnelle et réunions conjointes

Général

Lors des réunions, les décisions sont prises sur les points inscrits à l'ordre du jour. Certains sujets doivent être suffisamment préparés et expliqués par les personnes concernées (directeur général, président ou communauté, représentant du groupe de travail, etc.) Cela signifie que les documents de travail nécessaires contiennent une réponse ou une recommandation consolidée du directeur général, du prési

dent ou du groupe et qu'ils ont été distribués au moins une semaine avant la réunion. Il est important que chacun ait eu la possibilité de se préparer suffisamment avant de prendre une décision.

Le processus décisionnel est précédé des étapes suivantes :

• Un chef de projet doit être désigné et ...
• ... à partir d'une ANALYSE, fait une NOTE DE SYNTHESE et une PROPOSITION DE DÉCISION à l'organe compétent.
• Lors de la réunion de l'organe, le projet est expliqué et fait l'objet d'une décision : il est renvoyé pour une nouvelle analyse ou pour une décision et une mise en œuvre.
• Ensuite, seule la COMMUNICATION (comment, quoi, où, à qui, pourquoi) précède la MISE EN ŒUVRE.
• Et après un certain temps, ÉVALUATION

L'organe d’administration ne prend des décisions que si la majorité (moitié+1) des administrateurs est présente ou représentée par une procuration écrite, valable pour une réunion. Si un administrateur n'est pas en mesure d'assister à une réunion en raison de circonstances imprévues, il peut communiquer sa position/décision au groupe par courrier électronique.

L'organe d’administration décide en principe en tant que collège en appliquant les règles de bonne gouvernance. L'organe d’administration exerce ses fonctions sans parti pris ni partialité dans toutes les décisions qu'il prend. L'organe d’administration ne peut utiliser le pouvoir attribué ou délégué qu'aux fins de la VOM. L'organe d’administration prend ses décisions par "consentement". Il s'agit d'une décision prise lorsqu'aucune des personnes présentes n'a d'objection motivée et prédominante à la prise de cette décision. En d'autres termes, les personnes qui "consentent" n'ont pas besoin d'être "pour" la proposition, mais seulement de "ne pas être contre" la proposition. Si le "consentement" n'est pas atteint, la raison/la déclaration doit être indiquée et complétée par des actions claires et concrètes à développer par le directeur général, le président ou le groupe dans un délai convenu.

2. Répondre aux attentes

Les rendez-vous sont pris lors de réunions et de rencontres programmées. Cela se fait de manière entièrement volontaire (non obligatoire) et en même temps non sans obligation. On attend de la personne qui entreprend une action qu'elle s'efforce de la mener à bien du mieux qu'elle peut dans le délai qu'elle s'est fixé. Si cela n'est pas possible, elle en informera le groupe.

La VOM attend également de l'organe d’administration, du bureau et de la communauté qu'ils respectent les points suivants lors des réunions :

• Une participation d'au moins 75 % aux réunions (physiques ou par téléphone)
• Connaître les points de l'ordre du jour discutés et les dossiers éventuels
• Les administrateurs doivent prendre connaissance de la "Lettre du président et du directeur général" 
• Il existe un ordre de passage pour la préparation du rapport. Le rapport est rédigé pendant la réunion, relu par le directeur général ou la personne désignée comme responsable et transmis dans les deux semaines suivant la réunion.

3. Attentes sociales

 

Lors de la réunion, tout le monde a convenu de travailler ensemble de manière ouverte et constructive et d'aller de l'avant par consentement.

 

Ouvert et constructif signifie :

 

• Construire, améliorer, aller de l'avant, l'avenir et NE PAS se focaliser sur le passé, la rigidité, l'opposition, mettre nos propres projets/idées au-dessus des idées des autres.  Bien sûr, nous tirons des leçons du passé, mais nous n'allons pas revenir sans cesse sur ce passé et répéter les mêmes discussions. On peut revenir sur une décision collective, mais pas sur l'opinion de quelqu'un à un moment donné.
• Assumez une véritable responsabilité : si ce n'est pas bien, soyez d'accord, mais proposez une alternative claire. S'engager.
• En période d'incertitude, essayez de gérer l'association sans tension. Les résultats sont plus incertains qu'auparavant. Les crises sont des défis.
• Les discussions fermes et les points de vue éventuellement divergents sont autorisés mais ne laissez pas les gens s'affronter. Après une décision, adoptez une attitude collégiale. Ne remettez pas constamment en question les décisions prises et, très important, il n'y a pas de gagnants et de perdants, de bons et de mauvais, lors d'une réunion. Ne créez pas de polarisation.
• Ne craignez pas qu'en cas de désaccord persistant avec une majorité, il suffise de voter sur la question et d'approuver à la majorité.
• Ne pas définir ou suggérer des soupçons ou de mauvaises intentions à l'égard des autres membres du conseil d'administration, du bureau/conseil d'administration principal, du président, du personnel ou des membres du groupe.
• Préparer une réunion, et si ce n'est pas possible (nous sommes tous parfois trop occupés, ou les documents arrivent en retard), peut-être pratiquer l'art du silence.
• Si un groupe de travail ou une communauté prend une décision, celle-ci ne doit pas nécessairement être soutenue par l'organe d’administration, mais elle doit s'inscrire dans le cadre de la mission de la VOM. Le rôle d'un groupe de travail ou d'une communauté est de formuler des propositions, des activités, éventuellement un plan budgétaire, et de les présenter au directeur général et/ou à l'organe d’administration.
• Suivre une séquence logique "de l'analyse à la synthèse, à la proposition, à la décision, à la communication, à la mise en œuvre et à l'évaluation" est nécessaire pour une bonne gouvernance. Tous les groupes de travail et toutes les communautés doivent assurer la séquence "de l'analyse à la décision". L'organe d’administration décide, puis le groupe passe à la communication et à l'évaluation. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tous les membres sont invités a priori à être actifs au sein de la VOM. La communication est ouverte par le biais d'appels à tous les membres. Toutefois, si ces appels ne sont pas suivis, aucun commentaire ne peut être fait par la suite sur le traitement préférentiel de certains membres actifs.

4. Lieu et modalités des réunions

 

Le lieu de la réunion est choisi par l'organisme concerné et peut alterner entre les entreprises. Les dates des réunions sont de préférence fixées 6 mois à l'avance. Il est également important de commencer et de terminer à l'heure. À cette fin, une période sera prévue avant le début de la réunion pour "arriver". La réunion est suivie d'un check-out formel qui sert d'évaluation.

5. Règlement financier

Aucune rémunération n'est prévue pour l'organe d’administration, les communautés ou les groupes de travail. Toutefois, la VOM peut prendre en charge certaines dépenses telles que l'hébergement et/ou le transport. Cette prise en charge n'est possible que sur présentation de justificatifs ou de la raison du déplacement. Ces frais sont soumis aux indemnités kilométriques en vigueur à l'époque et déterminées annuellement. (Voir la circulaire publiée au Moniteur belge).  Seule la participation à des réunions concernant la politique et la représentation de l'association vis-à-vis de tiers est éligible.

Les directeurs, les membres des groupes de travail, la direction des communautés et les orateurs lors d'événements peuvent participer gratuitement. Les exceptions sont la participation à des cours, des formations et des foires ou si d'autres accords s'appliquent au sein du groupe.

Pour les conférenciers, une cotisation annuelle standard est fixée pour l'enseignement effectif et les déplacements. Pour chaque cours/formation, une convention est établie entre le formateur et l'asbl VOM, dans laquelle sont définis l'affectation, le calendrier, la rémunération, l'annulation et les accords spécifiques.

Les voyages ultérieurs ne seront pas remboursés :

• Participation à des réunions (organe d’administation, communauté, groupe de travail, ...)
• Participation à des journées d'étude, à des événements de mise en réseau, à des cours, etc.
• Participation à l'Assemblée générale.

6. Répresentation de la VOM par des membres autres que l'organe d'administration ou la communauté

Si un membre actif représente la VOM dans d'autres organisations visant à l'expansion ou à l'intérêt général de la VOM, cela doit être décidé par l'organe d’administration. Un accord est établi qui régit le mandat, les pouvoirs, la durée, les accords spécifiques et les rémunérations.

Validées par l’Assemblée générale

 

MEISE, le 31.05.2023